Digitale Betriebsanleitung per QR-Code

Vom Dokument zum direkten Produktzugang

Die EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 schafft klare Voraussetzungen dafür, Betriebsanleitungen digital bereitzustellen. Damit entfällt für viele Maschinen die bisher übliche vollständige Papierausgabe. Ein PDF auf einer beliebigen Website genügt jedoch nicht: Die digitale Anleitung muss eindeutig zum Produkt passen, leicht auffindbar sein und während der erwarteten Lebensdauer der Maschine, mindestens jedoch zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen, online verfügbar bleiben.

Für diese digitale Bereitstellung arbeitet FCT.swiss künftig mit ECHO PRM zusammen. Die modulare No-Code-Plattform verknüpft technische Dokumente und Produktinformationen direkt mit dem jeweiligen Produkt. Anwender scannen den QR-Code an der Maschine und gelangen ohne App, Registrierung oder Passwort zur passenden Web-App und damit zu den für ihr Produkt hinterlegten Informationen.

Was die Maschinenverordnung verlangt

Wird eine Betriebsanleitung digital bereitgestellt, muss der Hersteller insbesondere sechs Punkte sicherstellen:

Zugang angegeben

Am Produkt, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument steht, wie die digitale Anleitung aufgerufen wird.

Eindeutig zugeordnet

Die Anleitung beschreibt das zugehörige Produktmodell eindeutig.

Drucken, laden, speichern

Die Anleitung lässt sich drucken, herunterladen und auf einem elektronischen Gerät speichern.

Jederzeit erreichbar

Der Zugriff bleibt jederzeit möglich - auch bei einem Ausfall der Maschine.

Zehn Jahre online

Die Anleitung bleibt während der erwarteten Lebensdauer des Produkts und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online verfügbar.

Klar und verständlich

Die Anleitung liegt in der vorgeschriebenen Sprache klar, verständlich und lesbar vor.

Wo Papier Pflicht bleibt

Auf Wunsch des Nutzers ist zum Zeitpunkt des Kaufs innerhalb eines Monats kostenlos eine Papierfassung bereitzustellen.

Bei Maschinen für nicht professionelle Anwender - oder bei vorhersehbarer Nutzung durch diese - müssen die für Inbetriebnahme und sichere Verwendung wesentlichen Sicherheitsinformationen weiterhin in Papierform mitgeliefert werden.

Techniker liest an der Maschine eine digitale Betriebsanleitung mit technischen Zeichnungen auf dem Tablet

Eine passende Anleitung für jedes Produkt

ECHO PRM verwaltet Dokumente und weitere Ressourcen zentral und ordnet sie flexibel den passenden Ebenen zu. Inhalte können für eine Produktkategorie, ein Kundenprojekt, einen einzelnen Kunden oder bis auf Seriennummernebene bereitgestellt werden. Ein Dokument wird zentral gepflegt und lässt sich mehrfach referenzieren. Dadurch bleiben Zuordnung und Aktualisierung übersichtlich, ohne identische Dateien mehrfach abzulegen.

Die Inhalte können manuell im Backend hochgeladen, mit dem ECHO File Uploader aus lokalen Ordnerstrukturen synchronisiert oder über Schnittstellen an ERP- und PIM-Systeme angebunden werden. Die Darstellung erfolgt auf Wunsch unter einer kundeneigenen White-Label-Domain und im Corporate Design des Herstellers.

QR-Code-Etikett neben dem Typenschild einer Maschine - Zugang zur digitalen Betriebsanleitung

Unsere Leistungen für Ihre digitale Betriebsanleitung

FCT.swiss übernimmt weiterhin die fachgerechte Erstellung, Überarbeitung und Übersetzung Ihrer technischen Dokumentation.

Für die digitale Bereitstellung liefern wir die Betriebsanleitung als durchsuchbare, navigierbare und druckbare PDF-Datei. Entscheidend sind insbesondere Lesbarkeit, Druckbarkeit, Download, Speicherung und dauerhafte Verfügbarkeit.

Je nach gewünschtem Leistungsumfang unterstützen wir Sie zusätzlich in drei Bereichen:

Plattform einrichten

Einrichtung und Konfiguration Ihrer Umgebung in ECHO PRM
Abbildung von Produkttypen, Produktkategorien, Projekten und Seriennummern

Inhalte pflegen

Strukturierung des zentralen Dokumenten- und Ressourcenpools
Zuordnung von Anleitungen, Konformitätserklärungen, Datenblättern und weiteren Produktinformationen
Upload und laufende Pflege der von uns erstellten Dokumente

Anbinden und planen

Vorbereitung von Schnittstellen zu bestehenden ERP- oder PIM-Systemen gemeinsam mit ECHO PRM
Planung von QR-Code, digitalem Typenschild und Web-App für jedes Produkt

Heute die Betriebsanleitung digitalisieren, morgen Produktdaten weiterverwenden

Der digitale Zugang kann mehr als eine Betriebsanleitung bereitstellen. Über dieselbe Plattform lassen sich beispielsweise Konformitätserklärungen, Datenblätter, Prüfprotokolle, Inbetriebnahmeinformationen sowie Service- und Rückmeldefunktionen integrieren. Damit entsteht aus einem QR-Code ein zentraler Zugang zum Produkt.

Zugleich können Hersteller ihre Datenstrukturen auf den digitalen Produktpass vorbereiten. Die EU-Verordnung über die umweltgerechte Gestaltung nachhaltiger Produkte (ESPR) schafft hierfür den regulatorischen Rahmen. Welche Produktgruppen zu welchem Zeitpunkt einen digitalen Produktpass benötigen und welche Daten enthalten sein müssen, wird schrittweise durch produktspezifische Rechtsakte festgelegt.

Bereits konkret geregelt ist der Batteriepass: Ab 18. Februar 2027 benötigen Elektrofahrzeugbatterien, Batterien für leichte Verkehrsmittel sowie Industriebatterien mit einer Kapazität von mehr als 2 kWh einen elektronischen Batteriepass. ECHO DPP ist für die strukturierte, maschinenlesbare und interoperable Bereitstellung solcher Produktdaten ausgelegt.

Gemeinsam zur passenden Lösung

Sie möchten Ihre Betriebsanleitungen künftig digital bereitstellen oder Ihre Produkt- und Dokumentenstrukturen auf den digitalen Produktpass vorbereiten? FCT.swiss verbindet technische Redaktion, Übersetzung und regulatorisches Know-how mit der Plattformlösung von ECHO PRM. Wir klären gemeinsam mit Ihnen, welche Dokumente, Strukturen und Prozesse für Ihre Produkte sinnvoll sind - vom ersten Pilotprodukt bis zur skalierbaren Lösung für ganze Produktfamilien.

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Digitale Betriebsanleitungen rechtssicher bereitstellen